La prison est une zone d'isolement présente dans tous les ateliers. Elle peut prendre différentes formes, de la pièce fermée à clé, à un simple marquage au sol. Les produits douteux doivent y être rangés pour que personne ne puisse les prendre par mégarde et les renvoyer dans le flux des pièces bonnes. Ça laisse quelques jours au service qualité de vérifier la conformité des pièces, et de les traiter (tri, retouche, rebut, renvoi chez le fournisseur..)
La réalité :
Si l'on n'y prend garde, la prison finit par se transformer en dépotoir, où on entasse les pièces dont on se sait pas trop quoi faire, et qui n'en sortiront plus jamais. Au final, on se retrouve avec une prison pleine à craquer de pièces sans trop savoir ce qu'elles ont exactement et ce qu'on peut bien en faire. Jusqu'au jour où le responsable qualité décide qu'il vaut mieux tout ferrailler, ce qui va vider la prison et le cycle infernal va recommencer.
Qui n'a jamais du expliquer pendant un audit pourquoi les pièces isolées n'étaient pas identifiées, pourquoi elles n'étaient traitées, et pourquoi il n'avait pas encore fait ferrailler ce carton plein de pièces vieilles de deux ans, avec écrit dessus "en attente décision qualité" ?
Des solutions pour s'améliorer :
Pour vous en sortir, il est donc essentiel que la prison ne soit pas considérée comme une zone de stockage, mais comme une zone de transit.
Pour cela, je vous propose 5 règles à suivre :
Identifier des responsables : la première chose à faire est d'identifier clairement les gens qui ont le droit d'y mettre quelque chose. L'idéal est de nommer des personnes de la qualité, et de se contenter d'un petit nombre. S'il y a la moindre dérive, ce sera à eux de s'en expliquer.
Restreindre drastiquement l'accès : pour que les responsables aient bien conscience que l'état de la prison est leur affaire, il faut la fermer à clé et leur confier une clé à chacun. Si vous vous contentez d'une zone ouverte à tous les vents, les pièces viendront s'y stocker comme par magie. La confier à un petit nombre de personnes les responsabilise et permet de corriger rapidement la situation si les règles ne sont pas respectées.
Assurer le suivi de ce qui rentre et de ce qui sort : si vous devez faire l'inventaire du contenu de la prison à chaque fois, vous ne vous en sortirez pas. La règle doit être que tout contenant qui rentre dans la prison doit être identifié précisément (référence, quantité, nom de la personne qui a isolé les pièces, motif de l'isolement). Ces données doivent être reprises dans un listing, qui sera affiché dans la prison. A chaque entrée, le responsable devra donc écrire sur le listing ce qu'il a mis dans la prison et pourquoi. De la même façon, quand des pièces en sorte, il faudra qu'il écrive quand elles sont sorties et pourquoi.
Fixer un délai maximale de présence dans la prison : des pièces n'ont pas pour vocation d'être stockées dans la prison, soit elles peuvent être renvoyées dans le flux, soit elles doivent être détruites. Il faut donc s'astreindre à traiter toutes les pièces dans un temps déterminé (2 semaines, par exemple). Les responsables doivent être mis en face de leurs retards dans le traitement, s'ils en ont.
Auditer régulièrement l'état de la prison : Pour être sur que les dérives ne vont pas s'accumuler, il faut vérifier régulièrement dans quel état est la prison. Un audit par mois me paraît un minimum pour redresser une situation qui se dégrade et montrer que le responsable qualité est attentif à l'état de la prison et ne compte pas la laisser se transformer en dépotoir.
Si vous arrivez à appliquer ces principes, votre prison restera présentable et fonctionnellr. Mais il s'agit de ne jamais détourner son attention, car quelque soit l'entreprise, la prison est vouée à finir en débarras plein de bordel.
Et vous, quels sont vos trucs pour faire en sorte que la prison reste présentable ?
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